Absence à l’état des lieux d’entrée : jurisprudence et obligations du bailleur et du locataire
L’état des lieux d’entrée ressemble parfois à une formalité administrative de plus : quelques cases à cocher, deux signatures et l’affaire serait réglée. Pourtant, ce document constitue la photographie juridique du logement au jour de la remise des clés. Une photographie floue, incomplète ou prise en l’absence de l’une des parties peut rapidement devenir une pièce centrale dans un litige locatif.
Que se passe-t-il lorsque le locataire ne se présente pas ? Et si c’est le bailleur qui manque au rendez-vous ? La loi prévoit un mécanisme précis, complété par une jurisprudence attentive aux circonstances concrètes. Dans ce domaine, le silence d’une partie ne vaut pas toujours accord. Le droit, comme souvent, préfère les preuves aux suppositions.
Un état des lieux obligatoire lors de l’entrée dans les lieux
Dans les locations soumises à la loi du 6 juillet 1989, un état des lieux d’entrée doit être établi lors de la remise des clés au locataire. Cette obligation concerne notamment les logements loués vides ou meublés à titre de résidence principale.
Le document doit décrire précisément l’état du logement et de ses équipements. Il peut être établi sur support papier ou sous forme électronique, à condition d’être lisible, daté et signé par les parties lorsqu’il est réalisé à l’amiable.
L’état des lieux doit notamment permettre d’identifier :
- l’état des sols, murs et plafonds dans chaque pièce ;
- l’état des portes, fenêtres, volets et équipements ;
- le fonctionnement des installations présentes dans le logement ;
- les éventuelles dégradations, traces d’humidité, fissures ou défauts ;
- le nombre de clés, badges, télécommandes et autres moyens d’accès ;
- les relevés des compteurs lorsque cela est possible.
Pour une location meublée, l’inventaire et l’état détaillé du mobilier doivent également être établis. Une chaise manquante ou un four déjà hors service ne relèvent pas du détail décoratif : ces éléments peuvent être pris en compte lors de la restitution du dépôt de garantie.
Que prévoit précisément la loi en cas d’absence ?
L’article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 prévoit que l’état des lieux est établi contradictoirement et amiablement par le bailleur et le locataire, ou par un tiers mandaté par eux. Le terme « contradictoire » signifie que chacune des parties doit pouvoir être présente, observer le logement et formuler ses remarques.
Lorsque l’état des lieux ne peut pas être établi à l’amiable, notamment parce que l’une des parties refuse de se présenter ou refuse de signer, il peut être réalisé par un commissaire de justice. Celui-ci doit convoquer les parties au moins sept jours à l’avance, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.
Les frais d’intervention du commissaire de justice sont alors partagés par moitié entre le bailleur et le locataire. Le tarif est réglementé. Le bailleur ne peut donc pas imposer au locataire des frais disproportionnés sous prétexte que le rendez-vous amiable n’a pas abouti.
La loi ne transforme toutefois pas l’absence en acceptation automatique du contenu d’un document établi unilatéralement. Un état des lieux rédigé seul par le bailleur, puis envoyé au locataire sans véritable possibilité de discussion, ne bénéficie pas nécessairement de la même force probante qu’un état des lieux contradictoire.
Le locataire absent au rendez-vous : quelles conséquences ?
Le locataire qui ne se présente pas au rendez-vous d’état des lieux ne doit pas croire que le logement sera juridiquement considéré comme parfait par magie. Mais son absence peut avoir des conséquences sur la preuve, surtout s’il n’a pas prévenu le bailleur ou s’il refuse ensuite de participer à un constat officiel.
Le bailleur diligent doit d’abord conserver la preuve du rendez-vous proposé : courriels, messages, lettre, date et heure convenues. Si le locataire ne vient pas, le bailleur peut lui demander par écrit de convenir d’une nouvelle date. En cas de désaccord persistant, le recours au commissaire de justice constitue la démarche la plus sûre.
Le commissaire de justice peut établir un procès-verbal même si le locataire, régulièrement convoqué, ne se présente pas. Le document ne sera pas contradictoire au sens strict si le locataire est absent, mais la convocation régulière démontre que celui-ci a été mis en mesure de participer.
Cette nuance est essentielle. Un bailleur qui attend plusieurs semaines, effectue des travaux puis tente de faire établir un document à distance ne se trouve pas dans la même situation que celui qui a organisé un rendez-vous, relancé le locataire et mandaté rapidement un commissaire de justice.
La présomption de bon état prévue par le Code civil
L’article 1731 du Code civil prévoit qu’en l’absence d’état des lieux, le locataire est présumé avoir reçu les lieux en bon état de réparations locatives. Cette règle peut sembler sévère, mais elle n’est pas absolue.
La présomption joue principalement lorsque l’absence d’état des lieux est imputable au locataire ou lorsque celui-ci n’a pas empêché son établissement alors qu’il en avait la possibilité. En revanche, le bailleur ne peut pas organiser lui-même l’absence de constat, puis utiliser cette absence contre son cocontractant.
La loi du 6 juillet 1989 précise d’ailleurs que la présomption ne peut être invoquée par la partie qui a fait obstacle à l’établissement de l’état des lieux. Autrement dit, le bailleur qui refuse de se déplacer ou qui ne propose aucun rendez-vous ne peut normalement pas soutenir que le logement a été remis en parfait état.
La jurisprudence examine donc les faits : qui a proposé le rendez-vous ? Qui a refusé ? Les parties ont-elles été convoquées ? Les clés ont-elles été remises ? Une partie a-t-elle empêché l’intervention d’un commissaire de justice ? En matière probatoire, le calendrier est souvent aussi parlant que les photographies.
Lorsque le bailleur ne se présente pas
L’absence du bailleur ne dispense pas le locataire de réagir. Il doit conserver la preuve de sa présence ou de sa disponibilité et informer rapidement le propriétaire ou l’agence de l’absence de son représentant.
Le locataire peut proposer un nouveau rendez-vous. Si aucune solution amiable n’est trouvée, il peut faire appel à un commissaire de justice afin que l’état des lieux soit établi. Le coût est en principe partagé lorsque l’intervention est rendue nécessaire par l’impossibilité de réaliser un état des lieux amiable.
Dans certaines situations, le locataire peut également adresser au bailleur une mise en demeure de réaliser l’état des lieux. Ce courrier doit rappeler la date de remise des clés, les rendez-vous proposés et les difficultés rencontrées. Il est préférable de l’envoyer par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, ou par un moyen permettant de prouver sa réception.
Si le bailleur ne prend aucune initiative, la présomption de bon état ne devrait pas pouvoir être retournée automatiquement contre le locataire. Celui-ci devra néanmoins démontrer qu’il n’est pas à l’origine de l’absence de constat. Les échanges écrits prennent alors une importance considérable.
La remise des clés ne remplace pas l’état des lieux
Remettre les clés et établir un état des lieux sont deux opérations distinctes. La remise des clés marque généralement le début de la jouissance du logement, mais elle ne suffit pas à décrire son état matériel.
Un locataire qui reçoit les clés sans état des lieux doit donc réagir sans attendre. Il peut signaler par écrit les défauts constatés dès son installation, joindre des photographies datées et demander que ces éléments soient intégrés au dossier locatif.
Cette démarche ne remplace pas toujours un état des lieux contradictoire, mais elle permet de fixer la date à laquelle les désordres ont été observés. Une tache d’humidité signalée le premier jour ne se traite pas comme une dégradation découverte onze mois plus tard, à la veille du départ.
Les photographies doivent être suffisamment larges pour situer le défaut, puis détaillées pour en montrer l’importance. Il est utile de conserver les fichiers originaux, les courriels d’envoi et toute réponse du bailleur ou de l’agence.
Une signature obtenue sous réserve peut-elle être contestée ?
La signature d’un état des lieux ne signifie pas que le locataire renonce à toute contestation ultérieure. Elle atteste cependant que le document a été présenté et accepté dans son principe. Les réserves doivent donc être formulées clairement, pièce par pièce.
Le locataire peut inscrire des mentions telles que « sous réserve du fonctionnement du chauffage », « fenêtre difficile à fermer » ou « traces d’humidité à surveiller ». Une formule générale du type « logement en mauvais état » est beaucoup moins utile qu’une description précise.
Pour les équipements qui ne peuvent pas être testés le jour de l’entrée, la loi permet au locataire de demander une modification de l’état des lieux dans les dix jours suivant sa date, concernant les éléments du logement. Pour les installations de chauffage, la demande peut être formulée pendant le premier mois de la période de chauffe.
Le bailleur qui refuse une modification demandée dans les délais ne fait pas disparaître le problème. Le locataire doit conserver sa demande et, si nécessaire, utiliser les voies de recours appropriées. Là encore, une réserve datée vaut mieux qu’une indignation parfaitement sincère mais juridiquement invisible.
La jurisprudence privilégie la preuve de la diligence
Les tribunaux ne se limitent pas à constater qu’un état des lieux manque au dossier. Ils recherchent la raison de cette absence. La partie qui a fait les démarches nécessaires pour organiser le constat dispose d’un argument sérieux, surtout si elle peut produire les convocations, relances et échanges.
À l’inverse, un bailleur qui se contente d’affirmer que le locataire était absent, sans démontrer qu’un rendez-vous avait été correctement fixé, fragilise sa position. De même, un locataire qui refuse systématiquement tout rendez-vous ou qui disparaît après avoir reçu les convocations ne peut pas nécessairement invoquer l’absence d’état des lieux pour échapper à toute présomption.
La jurisprudence rappelle ainsi une règle pratique : personne ne doit pouvoir tirer avantage de sa propre obstruction. Mais encore faut-il être capable de démontrer l’obstruction de l’autre partie. Le droit locatif n’est pas une compétition de souvenirs ; c’est un dossier de pièces.
Les bons réflexes pour le bailleur et le locataire
- Fixer par écrit la date, l’heure et le lieu du rendez-vous ;
- Conserver les convocations, relances et preuves d’envoi ;
- Décrire les défauts de manière précise, pièce par pièce ;
- Photographier les équipements et dégradations visibles ;
- Éviter tout état des lieux unilatéral présenté comme définitivement accepté ;
- Faire intervenir rapidement un commissaire de justice en cas de refus ou d’absence persistante ;
- Noter la remise des clés et les relevés de compteurs ;
- Signaler par écrit les défauts découverts après l’entrée dans le logement.
Pour le bailleur, l’état des lieux est un outil de prévention des conflits, pas une simple formalité à expédier entre deux visites. Pour le locataire, il constitue une protection contre l’imputation de dégradations antérieures à son arrivée. Dans les deux cas, la précision et la réactivité réduisent fortement le risque de discussion au moment du départ.
L’absence à l’état des lieux d’entrée ne produit donc pas un effet automatique et uniforme. Tout dépend de la partie qui a empêché le constat, des démarches accomplies et des preuves conservées. Lorsqu’un rendez-vous amiable échoue, le commissaire de justice offre un cadre légal clair : convocation régulière, constat indépendant et frais encadrés. Une mécanique moins spectaculaire qu’un procès, mais infiniment plus utile pour éviter qu’une simple remise de clés ne se transforme en feuilleton judiciaire.