En 2024, l’enregistrement des réunions en entreprise – qu’il s’agisse de réunions présentielles, de visioconférences sur Zoom, Teams, Meet ou d’autres plateformes – est devenu une pratique courante. Les objectifs sont multiples : rédaction de comptes rendus précis, formation interne, traçabilité des décisions, preuve en cas de litige. Mais cette pratique, qui semble anodine, est strictement encadrée par le droit français et européen. Des règles relatives au respect de la vie privée, au droit à l’image, au secret des correspondances et à la protection des données personnelles (RGPD) s’appliquent de manière cumulative.
Ignorer ces obligations légales liées à l’enregistrement des réunions peut exposer l’entreprise, mais aussi ses dirigeants, à des risques importants : sanctions de la CNIL, contentieux prud’homal, actions pénales ou encore atteinte à la réputation. Comprendre le cadre juridique en 2024 est donc essentiel pour mettre en place une politique d’enregistrement des réunions conforme et sécurisée.
Enregistrement des réunions en entreprise : un traitement de données personnelles soumis au RGPD
Enregistrer une réunion, qu’elle soit en présentiel (audio, vidéo) ou en visioconférence, revient presque toujours à traiter des données personnelles. Les participants sont identifiables, par leur voix, leur image, parfois leur nom ou leur fonction. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la loi Informatique et Libertés s’appliquent donc de plein droit.
Pour qu’un enregistrement soit juridiquement licite en 2024, plusieurs conditions essentielles doivent être respectées :
- Déterminer une base légale du traitement (article 6 RGPD)
- Informer clairement les participants avant tout enregistrement
- Limiter la finalité de l’enregistrement à des objectifs précis, légitimes et déterminés
- Respecter le principe de minimisation des données
- Définir des durées de conservation cohérentes avec la finalité
- Sécuriser l’accès aux enregistrements et encadrer les destinataires
En pratique, la plupart des entreprises se fondent sur l’intérêt légitime (par exemple, assurer un suivi des projets, conserver la preuve de décisions stratégiques) ou l’exécution du contrat de travail pour justifier certaines formes d’enregistrement. Dans certains cas, notamment en présence de données dites sensibles ou de salariés particulièrement exposés, le consentement explicite des participants peut être exigé ou fortement recommandé.
Obligation d’information préalable et transparence envers les participants
L’une des obligations légales majeures liées à l’enregistrement des réunions en entreprise en 2024 est l’information préalable. Aucun participant ne doit découvrir après coup qu’il a été filmé ou enregistré. Cette transparence n’est pas seulement une bonne pratique managériale ; c’est une obligation découlant du RGPD.
Avant le début de la réunion (présentielle ou en visioconférence), l’organisateur doit communiquer aux participants, de manière claire et compréhensible :
- Le fait même que la réunion sera enregistrée (audio, vidéo, ou les deux)
- Les finalités précises de l’enregistrement (rédaction d’un procès-verbal, formation interne, archivage, preuve, etc.)
- La base légale du traitement (intérêt légitime, exécution du contrat, consentement…)
- Les destinataires susceptibles d’avoir accès à l’enregistrement (RH, direction, service juridique, formateurs, etc.)
- La durée de conservation ou les critères permettant de la définir
- Les droits des personnes (droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition, réclamation auprès de la CNIL)
En visioconférence, cela suppose d’utiliser les fonctionnalités des plateformes : message d’avertissement automatique, icône d’enregistrement visible, mention explicite dans l’invitation à la réunion, puis rappel oral au démarrage. En présentiel, un affichage dans la salle, un message sur l’ordre du jour ou un rappel oral au début de la réunion sont recommandés.
Consentement, droit d’opposition et droit à l’image des participants
Une question fréquente en 2024 concerne l’obligation (ou non) de recueillir le consentement des salariés ou des participants externes avant tout enregistrement de réunion. En droit français et européen, le consentement n’est pas toujours la base légale la plus adaptée, notamment dans la relation de travail, où le lien de subordination peut remettre en cause sa « liberté ».
Dans de nombreux cas, l’entreprise peut se fonder sur son intérêt légitime, à condition de réaliser un test de mise en balance entre ses besoins et les droits des personnes. Cependant, plusieurs points exigent une vigilance accrue :
- Lorsque la réunion porte sur des informations sensibles (santé, sanctions disciplinaires, syndicats, religion, etc.), un enregistrement est particulièrement risqué et devrait être évité ou soumis à des garanties renforcées.
- Si la vidéo est réutilisée comme support de formation, diffusée à un large public interne ou externe, le droit à l’image des personnes filmées impose souvent d’obtenir un accord spécifique et explicite.
- Tout participant dispose, en principe, d’un droit d’opposition à l’enregistrement, sauf si l’entreprise justifie de motifs légitimes et impérieux.
D’un point de vue pratique, de nombreuses entreprises mettent en place des formulaires de consentement ou des clauses spécifiques dans le règlement intérieur, la charte informatique ou la politique de protection des données, afin d’encadrer ces usages et d’apporter une preuve en cas de contrôle ou de litige.
Enregistrement des visioconférences : obligations spécifiques en 2024
Avec la généralisation du télétravail, l’enregistrement des visioconférences (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex, etc.) s’est banalisé. Pourtant, ces outils soulèvent des enjeux juridiques particuliers, liés notamment à la localisation des serveurs, au transfert de données hors UE et à la sécurité des flux.
Les obligations légales incluent notamment :
- Vérifier que le prestataire de visioconférence offre des garanties conformes au RGPD (contrat de sous-traitance, clauses types, certifications, documentation de sécurité).
- Limiter par défaut l’enregistrement automatique des réunions. L’activation manuelle, au cas par cas, est préférable.
- Configurer des droits d’accès restreints aux enregistrements (stockage sécurisé, authentification forte, journalisation des accès).
- Prévoir dans la politique de sécurité informatique des mentions spécifiques à l’enregistrement des visioconférences.
Les entreprises doivent également être attentives au transfert de données vers des pays tiers, en particulier lorsqu’elles utilisent des solutions américaines. En 2024, ce point reste sensible, même avec le nouveau cadre de transfert UE–États-Unis, et nécessite une analyse juridique à jour, souvent en lien avec le DPO (délégué à la protection des données) et le service juridique.
Enregistrements de réunions et droit du travail : ce que les employeurs doivent savoir
Dans le cadre de la relation de travail, l’enregistrement des réunions influence fortement les droits des salariés. Le Code du travail, la jurisprudence prud’homale et le respect des libertés fondamentales imposent à l’employeur de manier cet outil avec prudence.
Plusieurs points sont à retenir pour une politique d’enregistrement conforme :
- Éviter d’utiliser les enregistrements comme outil de surveillance généralisée de la performance des salariés.
- Informer et, le cas échéant, consulter le comité social et économique (CSE) en cas de mise en place systématique d’enregistrements de réunions.
- Encadrer strictement l’utilisation des enregistrements comme preuve dans le cadre disciplinaire. Un enregistrement obtenu de manière déloyale peut être écarté par le juge.
- Intégrer les règles d’enregistrement dans les documents internes : règlement intérieur, charte télétravail, charte internet, politique de protection des données.
Les salariés ont également des droits spécifiques : droit d’accès à leurs données, droit de demander la suppression de certaines séquences lorsqu’il n’existe plus de justification légitime à leur conservation, droit de contester l’utilisation d’un enregistrement en cas de sanction.
Durées de conservation, sécurité et accès aux enregistrements de réunions
Une autre obligation légale essentielle en 2024 concerne la gestion de la durée de conservation des enregistrements. Le principe est simple : ne pas conserver plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité poursuivie. En pratique, cela traduit la nécessité de définir des durées claires par type de réunion et par finalité.
Par exemple :
- Réunions de suivi de projet : conservation limitée au temps du projet, puis suppression ou anonymisation.
- Réunions de formation enregistrées : conservation pendant la durée de vie du module de formation, avec réévaluation périodique.
- Réunions à fort enjeu juridique (conseil d’administration, comités stratégiques) : conservation plus longue, éventuellement alignée sur les délais de prescription applicables.
La sécurité des enregistrements est également un point clé du RGPD. L’entreprise doit mettre en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées :
- Stockage sur des serveurs sécurisés, idéalement chiffrés
- Gestion stricte des droits d’accès (rôle, fonction, besoin de connaître)
- Traçabilité des accès et des téléchargements
- Procédures en cas de fuite ou d’accès non autorisé (notification éventuelle à la CNIL et aux personnes concernées)
Les enregistrements ne devraient jamais être stockés de manière informelle sur des postes personnels non sécurisés ou dans des espaces partagés non contrôlés (clés USB, plateformes non conformes, etc.).
Bonnes pratiques pour une politique d’enregistrement des réunions conforme en 2024
Pour maîtriser les obligations légales liées à l’enregistrement des réunions en entreprise, il est recommandé d’adopter une approche structurée, combinant conformité juridique et pédagogie interne.
Parmi les bonnes pratiques à mettre en œuvre :
- Élaborer une politique interne d’enregistrement des réunions, validée par la direction et, le cas échéant, le DPO.
- Cartographier les types de réunions susceptibles d’être enregistrées (formation, gouvernance, gestion de projet, réunions commerciales, etc.).
- Définir, pour chaque type, la finalité, la base légale, la durée de conservation et les destinataires.
- Configurer les outils de visioconférence pour afficher automatiquement une mention d’enregistrement et limiter les droits d’activation de l’enregistrement.
- Former les managers, RH et chefs de projet aux règles de bonne conduite : information des participants, respect du droit à l’image, gestion des demandes d’accès ou de suppression.
- Documenter les traitements dans le registre RGPD de l’entreprise et, si nécessaire, réaliser une analyse d’impact (AIPD) lorsque les risques sont élevés.
De nombreux outils et services juridiques, ainsi que des solutions logicielles spécialisées, peuvent accompagner les entreprises dans cette démarche : modèles de politiques internes, formulaires de consentement ou de droit d’opposition, plateformes sécurisées de stockage et de partage, solutions de transcription automatique respectueuses du RGPD, etc.
En 2024, l’enregistrement des réunions en entreprise n’est plus une exception mais une réalité quotidienne. Pour en tirer pleinement parti tout en protégeant les droits des personnes, il est indispensable de s’inscrire dans une démarche de conformité continue, en suivant l’évolution de la réglementation française et européenne, ainsi que des recommandations de la CNIL et des autorités de contrôle européennes.